Wissens- und Informationssysteme
Was eine Organisation weiß, steht selten an einer Stelle. Ein Wissenssystem sammelt es ein und macht es auffindbar, auf offener Software und auf Ihrer Infrastruktur.
Was eine Organisation weiß, steht selten an einer Stelle. Es liegt in Postfächern, auf Laufwerken, in Köpfen und in einer Ablage, deren Ordnung nur noch die Person versteht, die sie angelegt hat. Ein Wissens- und Informationssystem sammelt das ein und macht es auffindbar.
Womit ich arbeite
Alles offene Software, wie bei den anderen Bausteinen: Wiki.js und DokuWiki für Handbücher, Verfahrensbeschreibungen und alles, was sich als Seite schreiben lässt. XWiki und MediaWiki, wo Struktur, Rechte und Vorlagen gefragt sind. Nextcloud Collectives, wenn das Wissen dort stehen soll, wo die Dateien schon liegen.
DokuWiki kommt ohne Datenbank aus und speichert in Textdateien, was Sicherung und Umzug einfach macht. Wiki.js ist die modernere Oberfläche mit Volltextsuche und Rechteverwaltung. XWiki kann strukturierte Felder und Formulare, MediaWiki trägt große Bestände und viele Autor*innen. Welches passt, entscheidet der Fall, nicht die Vorliebe.
Was ich übernehme
Zuerst die Frage, worum es geht: Welches Wissen fehlt regelmäßig, wer sucht es, und woran scheitert die Suche heute. Daraus folgt die Auswahl, nicht umgekehrt.
Dann die Einrichtung, die Struktur der Inhalte, Rechte und Zugänge, die Übernahme vorhandener Bestände und die Anbindung an das, was schon läuft.
Und danach der Betrieb: Aktualisierungen, Sicherungen und die Einweisung derer, die schreiben und pflegen. Beratung, Prototyp, Umsetzung und Pflege bekommen Sie aus einer Hand.
Wo es steht
Auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Wissen einer Organisation gehört nicht auf einen fremden Dienst, dessen Bedingungen sich ändern können, und offene Software gibt Ihnen die Wahl, wo es liegt.
Wovon ich abrate
Von einem System ohne jemanden, der es pflegt. Ein Wiki, in das ein halbes Jahr niemand schreibt, ist schlimmer als keines: Es sieht aus wie eine Auskunft und gibt eine falsche.
Und von der Ablage aller Dokumente an einem Ort, nur weil es möglich ist. Ein Wissenssystem beantwortet Fragen. Eine Akte verwaltet Vorgänge. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und ein Werkzeug, das beide zugleich erledigen soll, erledigt meist keine davon gut.
Häufige Fragen
Wiki oder Dokumentenablage?
Ein Wiki beantwortet Fragen, eine Ablage verwaltet Vorgänge. Wer beides in ein Werkzeug legt, bekommt meist keines von beiden gut.
Was passiert mit dem, was schon da ist?
Bestehende Seiten, Handbücher und Ordnerstrukturen lassen sich übernehmen. Wie viel davon sich lohnt, zeigt eine kurze Sichtung: Vieles ist veraltet und wandert nicht mit.
Wer schreibt später hinein?
Ihre Leute. Ein Wissenssystem, das eine einzelne Person pflegt, hält genau so lange wie ihre Aufmerksamkeit. Einweisung und eine verabredete Zuständigkeit gehören deshalb dazu.